La comunicación digital es una tendencia que se ha impuesto en los últimos tiempos y que está explotando de manera extraordinaria. De hecho, ya no se puede decir que la comunicación se realiza a través de las redes sociales, sino que está integrada en todos los aspectos de la vida cotidiana.
Esto quiere decir que no hay espacio para un trabajo distinto a la hora de compartir en la nube. Por ello, es importante que sepamos cómo hacerlo con seguridad y con el mínimo riesgo posible.
Almacenar archivos en la nube puede ser una gran manera de colaborar y compartir información con otros, pero también puede conllevar riesgos. Si compartes archivos que contienen información confidencial, podrías estar poniendo en riesgo tu empresa o tu reputación personal.
Algunos archivos a los que se debe prestar especial atención antes de compartirlos podrían ser
- Los archivos con extensión .avi, .mkv, .jpg y otros relacionados con el entorno multimedia, ya que muchas veces se tratan de videos y fotos de índole personal.
- Los documentos de Microsoft Office (Word, Excel, Access y PowerPoint): ya que pueden contener información sensible privada o laboral pero que, al ser editables, pueden ser alterados o eliminados fácilmente por otras personas.
Uno de los problemas que encontramos es que no siempre sabemos cómo limitar el acceso a nuestros documentos. A veces, el acceso está dado de manera automática y sin pensarlo mucho enviamos un archivo a alguien que podría no estar preparado para verlo o bien no tiene autorización para hacerlo.
Si estás pensando en compartir tus archivos confidenciales personales, hay algunos aspectos que debes tener en cuenta:
El primer paso es tener cuentas separadas para fines personales y profesionales. Una para la familia y los amigos, otra para los documentos relacionados con el trabajo. Así evitaras errores y que otros puedan acceder a información personal.
Una vez que hayas configurado esas cuentas, otro paso importante es asegurarte de que compartes sólo los tipos de archivos adecuados. Por ejemplo, si necesitas compartir información privada sobre tus clientes con otros empleados de tu empresa, no utilices una carpeta pública en la que cualquiera pueda verla: crea una cuenta con acceso limitado a la que sólo puedan acceder quienes lo necesiten. Para evitar errores podemos usar un gestor de documentos como Google Docs u Office 365 que nos permite controlar mejor los archivos
Otros puntos que se pueden tener en cuenta a la hora de compartir archivos son:
- Solo permitir que ciertas personas lo puedan editar, de acuerdo con la necesidad. Para esto, muchos proveedores de nube permiten compartir archivos con permisos delimitados. De esta forma, el usuario podrá decidir quién puede ver el archivo, quien lo puede editar, quien lo puede imprimir, brindando mayor control de los archivos.
- En ocasiones se pueden compartir documentos por un espacio limitado de tiempo, lo cual es útil para mejor protección de la información.
- Por último, al compartir archivos en la nube, ten en cuenta que no todos los archivos son iguales. Algunas carpetas pueden contener varios documentos, así que compruébalo dos veces antes de enviarlos.
En síntesis, si bien la computación en la nube ha sido un cambio tecnológico que ha revolucionado la vida de las personas y la forma de trabajar de las organizaciones, es esencial que siempre se esté atento al tipo de información, documentos, archivos que se almacenen allí con miras a asegurar que los datos solo están siendo accedidos por personas autorizadas y dentro de los límites y acciones permitidas a cada uno. De igual manera, es vital que las personas se concienticen de la importancia de mantener su información personal y laboral separada para evitar poner en riesgo sus datos sensibles o confidenciales.
