Las herramientas de integración documental como propulsoras de la productividad

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La forma de trabajar está cambiando. Es una realidad que las compañías y sus trabajadores están cada vez más dispersos, no solo por la movilización hacia nuevas localizaciones geográficas y apertura de nuevas sedes operativas con el fin incrementar la cobertura de mercado, sino también por un incremento desmedido en las tasas de trabajo remoto o hibrido. No obstante, este no ha sido un proceso sencillo para las empresas, más cuando la llegada de una inesperada pandemia trajo consigo cambios repentinos en las operaciones. 

Como consecuencia, las empresas tuvieron que idear maneras de asegurar que sus empleados pudieran acceder a la información corporativa para poder desempeñar sus tareas con la mayor normalidad posible, sin afectar la productividad de las demás áreas.

De esa manera, surgió una creciente necesidad de contar con herramientas de integración documental que permitieran a los trabajadores acceder a la información en tiempo real, editarla y almacenarla de manera simultánea, sin que esto implicara una afectación sobre las actividades de los compañeros. Al mismo tiempo, era fundamental que los administradores de los sistemas empresariales tuvieran el poder de gestionar estas herramientas para hacer un control de cambios sobre la información allí contenida, con el fin de evitar fugas de información sensible.

Si bien marcas como Microsoft y Google ya tenían disponibles soluciones de integración documental que atendían gran parte de estas necesidades, la pandemia ocasionó un incremento en la demanda de consumo de estos servicios y, por ende, obligó a estas y otras empresas a “perfeccionar” sus herramientas para adaptarse mejor a las necesidades operativas de los clientes e incrementar el nivel de seguridad de la información que allí se gestiona.

¿Cuáles son las ventajas de la integración documental y gestión de información?

Para nadie es un secreto que la información es el activo más valioso con el que cuentan las organizaciones modernas y que, por tanto, es su deber gestionarla y protegerla con toda la rigurosidad posible.

Es por esta razón que, contar con herramientas propicias que faciliten la integración documental y el intercambio de información debería ser una prioridad en cada empresa.

Existen conjuntos de herramientas (suites) como, por ejemplo, Office 365 de Microsoft, que permiten procesar los datos (Word, Excel, Power Point), almacenarlo y compartirlo con otros colaboradores a través de SharePoint, e intercambiar datos con terceros involucrados desde Outlook. Todo desde una sola suite.

Tener este tipo de soluciones dentro de la organización permite:

  • Facilitar a los trabajadores el acceso a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento.
 
  • Impulsa el trabajo colaborativo ya que permite que varias personas trabajen sobre un mismo archivo sin afectar el trabajo de los demás. Los equipos pueden trabajar simultáneamente en el mismo documento, realizar comentarios y revisiones, y mantener un historial de versiones.
 
  • Pueden ser configuradas por áreas o sitios, para que la información sea accedida basados en roles, asegurándola frente a accesos no autorizados.
 
  • Las herramientas de integración documental proporcionan una estructura organizada para almacenar y clasificar documentos de manera centralizada, facilitando su búsqueda y accesibilidad.
 
  • Mayor control de la información por parte de los administradores y responsables de área, permitiéndoles visibilizar y mapear los datos almacenados y los cambios que se ejecuten sobre ellos.
  • En el caso de las suites, permiten tener acceso a una variedad de aplicaciones con diferentes funcionalidades como mensajería instantánea con otros miembros de la organización, formularios, edición de textos, presentaciones, entre otros, en una misma plataforma que permite la unificación informática.
  • Automatización de flujos de trabajo: actualmente muchas opciones de integración de documentos permiten automatizar algunas tareas dentro del flujo de trabajo como la generación de recordatorios o la notificación de realización de cambio, para agilizar y optimizar los procesos.

Por otro lado, un aspecto fundamental a considerar con las soluciones de integración documental es el de la seguridad de la información. Teniendo en cuenta que están diseñadas para que múltiples usuarios las empleen desde cualquier ubicación y dispositivo, es primordial asegurar que solo los empleados autorizados pueden consultar la información empresarial, esto incluye considerar a suplantación de identidad o el robo de credenciales como factores de alto riesgo.

Estrategias como el control granular de accesos, el doble factor de autenticación, protección de endpoints y de correo electrónico, plan de copias de seguridad, etc., deben ser consideradas paralelamente a una implementación de herramientas de integración documental y productividad.

Al igual que la ciberseguridad, existen una series de aspectos que es relevante que cada compañía tenga en cuenta a la hora de optar por una solución de gestión:

  • Facilidad de uso e implementación: el éxito de estas herramientas radica en que sean fáciles de utilizar y que tengan un despliegue sencillo, con el objetivo de que no se generen interrupciones en las actividades cotidianas.
  • Funcionalidad y características: revisar las características que ofrece cada opción para determinar cuáles ofrecen mayor valor a los requerimientos de la organización. Dichas características pueden incluir personalización, integración con otros aplicativos de la empresa como el CRM, servicio de soporte integral, entre otros. Igualmente, hay que validar que las funcionalidades básicas de la herramienta cumplen con lo requerido por la empresa.

 

  • Flexibilidad y escalabilidad: es importante que las herramientas de integración de documentos que se estén considerando tenga la capacidad de adaptarse al crecimiento de la empresa, sin que implique una suspensión de las actividades. De igual manera, es vital (pero no obligatorio) que puedan adaptarse rápidamente a las necesidades cambiantes de la organización.

 

  • Soporte: un elemento decisivo a la hora de optar por cualquier solución es asegurarse, ante todo, que el proveedor brinda el soporte técnico necesario para la puesta en marcha y correcto funcionamiento de la misma. Asimismo, es clave que provea todas las actualizaciones a la herramienta, garantizando así la seguridad de la información y la continuidad de las operaciones.
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Tener en consideración estos aspectos a la hora de adquirir una solución de integración documental y gestión de información es indispensable para sacar gran provecho a estas herramientas y obtener una mayor productividad de los procesos operativos. Sin embargo para ello es esencial conocer las necesidades de la empresa, el tipo de datos que se procesan y quienes acceden a dicha información. Esta es la base para poder elegir una solución que se adapte fielmente a estos requerimientos.

Si bien el mercado de proveedores de soluciones de integración de documentos no es tan amplio como muchas otras herramientas tecnológicas, los que existen actualmente son empresas que ya llevan una amplia trayectoria en el mercado, ofreciendo productos de calidad y competitivos frente a las demás compañías.

No obstante, es claro que este nicho existe jugadores muy fuertes y reconocidos que han logrado desarrollar en gran medida sus soluciones para brindar una experiencia completa a los clientes. Tal es el caso de Microsoft con su reconocido producto Office 365 que incluye SharePoint, una potente herramienta de integración de documentos que ha facilitado los procesos internos de una gran cantidad de organizaciones a nivel global.

Por su parte, Google se ha convertido en un fuerte competidor con su G-Suite que permite gestionar documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar, siendo también la preferida de muchas compañías. De esa manera, existen una gama de competidores que ofrecen integración de documentos, ya sea por sí solas o acompañadas de soluciones más o menos robustas que las de sus competidores. Esto permite que este tipo de productos se adapten a los requerimientos operativos o presupuestales de cada compañía.

Para tomar una decisión clara de la solución a adquirir y las funcionalidades o aplicaciones que se requieren para optimizar la productividad, es primordial establecer, antes que todos, los objetivos y necesidades que se deben suplir como, por ejemplo: ¿Qué tipo de documentos se manejan con mayor frecuencia? ¿Cuáles son los requisitos de colaboración y flujo de trabajo? A partir del entendimiento de dichos objetivos, es posible seleccionar la marca o producto que mejor se adapte al cumplimiento de las metas establecidas.

En síntesis, el mundo digital actual, unido a la expansión del teletrabajo y una creciente competitividad, está generando una alta presión en las empresas, que buscan optimizar sus procesos y ser más productivas para mantenerse vigentes en el mercado. Las soluciones de integración de documentos se han convertido en importantes herramientas para las compañías, ya que permiten acceder a toda la información en un solo lugar, posibilitando el trabajo colaborativo sin interrupciones y brindando a los administradores control sobre los cambios que se realicen a los archivos, reduciendo los riesgos asociados a pérdidas de datos por errores humanos o a comportamientos anómalos.

Sumado a ello, la seguridad de la información que se gestione a través de estas herramientas debe ser uno de los principales puntos a considerar cuando se revisen los objetivos y necesidades operativos. Si bien algunos de estos productos tienen un componente básico de protección, es imprescindible que se incluyan directamente dentro de la estrategia de ciberseguridad corporativa para evitar incidentes causados por descuido de los usuarios que acceden a la herramienta. De esta manera, se podrán aprovechar plenamente las ventajas del trabajo colaborativo, mejorando la productividad y asegurando la información.

Identificar la solución de integración de documentos que ofrezca todos los beneficios y, además, brinde protección a los datos es una tarea importante que debe ser cuidadosamente analizada y ejecutada por cada organización. Revisar las ventajas y consideraciones que ofrece cada proveedor y medir su cumplimiento respecto a los objetivos trazados es trascendental para optar por una herramienta eficiente.

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